Coordinateur administratif et culturel à l’Espace des sciences Pierre-Gilles de Gennes (H/F) — Offre pourvue

Présentation de l’Ecole Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris

L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris, membre fondateur de l’université PSL, est à la fois une Grande École d’ingénieurs et un institut de recherche (17 laboratoires) de réputation internationale jouissant d’une forte culture d’excellence scientifique (6 Prix Nobel). L’enseignement et la recherche se situent à la croisée du savoir et du savoir-faire en physique, chimie et biologie.

Environnement du poste

L’Espace des sciences Pierre-Gilles de Gennes est un centre de culture scientifique innovant, créé par le prix Nobel du même nom dans les murs de l’ESPCI Paris. A la fois espace d’animation grand public et laboratoire d’innovation pour la communication et l’éducation scientifiques, à l’interface entre science, culture et société, il est dédié aux rencontres et aux échanges entre chercheurs, enseignants, étudiants, journalistes, artistes, créatifs et curieux de tous âges. Il est géré par le groupe Traces, association loi 1901 titulaire d’un marché avec l’ESPCI Paris et PSL.

Le/la titulaire du poste sera placé(e) sous la responsabilité du directeur de l’Espace Pierre-Gilles de Gennes. Il/elle travaillera en lien étroit avec l’équipe de l’association Traces, gestionnaire de l’Espace des Sciences Pierre-Gilles de Gennes.

Missions et responsabilités

La personne recrutée assurera l’ensemble du secrétariat de l’Espace des sciences Pierre-Gilles de Gennes :

– Gestion des appels téléphoniques et du courrier,
– Gestion des plannings d’utilisation des lieux,
– Organisation de réunions et rédaction des comptes rendus (réunions d’équipe, Comité de pilotage de l’ESPGG),
– Gestion des stocks de consommables et commandes en ligne,
– Gestion des ouvrages de la bibliothèque et des documents de communication,
– Tenue de la comptabilité des dépenses d’investissement,
– Relations avec les services logistique et administratifs de l’ESPCI Paris,
– Rédaction des rapports d’activité de l’ESPGG (6 à 12 par an),
– Assistance à la direction.

En outre, elle aura pour tâche la gestion des publics de l’Espace des sciences Pierre-Gilles de Gennes :

– Gestion des réservations des groupes (scolaires, centres d’animation) : réponse aux demandes d’information et de réservation, proposition de devis, planification de la venue des groupes en lien avec l’équipe de médiation, facturation et suivi des paiements
– Accueil et orientation du public,
– Contribution au confort et à l’esthétique des lieux,
– Diffusion des documents de communication,
– Participation à l’organisation logistique des événements.

Profil

Connaissances et qualités recherchées :
– Compétences en secrétariat,
– Rigueur dans l’organisation : planification, facturation, rédaction,
– Très bonnes qualités relationnelles : contacts quotidiens avec le public et travail en équipe importants,
– Très bonne maîtrise des outils des bureautique classiques (Office suite, Acrobat, logiciels de courriel,..),
– Connaissance et usage des outils numériques (au moins notions) : outils de partage d’information en ligne (Google Calendar, Doodle, etc.) ; notions de maintenance de sites internet appréciées,
– Autonomie et facultés d’adaptation,
– Parfaite maîtrise de la langue française. Notions d’anglais parlé appréciées.

Le/la titulaire du poste, tout en étant recruté/e par l’ESPCI Paris, devra avoir la capacité à travailler dans un esprit associatif.

Conditions d’exercice spécifiques au poste