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Affectation : ESPCI –site Bastille
Inserm U979, Physique des ondes pour la médecine
17, rue Moreau, 75012, Paris
Directeur : Mickaël Tanter
Responsable Administrative : Khadija Bertino
Missions et contexte :
Le (la) gestionnaire assure les actes de gestion et administratifs auprès de la responsable administrative.
Description des activités :
• Activités principales :
• Procéder aux opérations d’engagement, attestation du service fait ;
• Suivre les crédits par type de dépenses ou d’opérations ou par structure ;
• Classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières,
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Organiser les missions et gestion des dépenses des missions (ordre de mission, états de frais, réservations des billets),
• Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les tutelles ;
• Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de l’unité,
• Solliciter des devis pour le renouvellement de matériel (Scientifique, informatique…) et les commandes de fournitures (prestataires ou marchés)
• Instruire les dossiers pour l’accueil des stagiaires (paiement des gratifications) et vacataires de l’unité.
• Activités Associées
• Gérer et traiter les informations écrites (mails, courriers, ...) et orales (appels téléphoniques),
• Participer à l’organisation de la logistique de réunions, séminaires et colloques,
• Saisir, mettre en forme et éditer des documents (rapports, publications, supports de présentation, ...),
• Diffuser des informations internes et externes en relation avec le fonctionnement de l’unité,
• Réception et contrôle des commandes
• Savoirs généraux :
• Connaître le statut de la Fonction Publique et des EPST,
• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’établissement et des unités,
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion.
• Savoir-faire opérationnel :
• Comprendre les textes réglementaires en vue de leur application,
• Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques,
• Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances,
• Savoir rendre compte de l’état d’avancement des dossiers,
• Savoir-être/relationnel :
• Capacité organisationnelle,
• Capacité relationnelle, aptitude à travailler en équipe,
• Savoir transférer ses savoir-faire techniques et sa connaissance sur l’unité et son environnement,
• Capacité d’adaptation,
• Sens de la confidentialité et des responsabilités,
Formation :
• Diplôme et formation
Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion, comptabilité
Contrat
Type : CDD
Durée : 1 an
Quotité : Temps plein
Rémunération : 1 593,45€ bruts mensuels
Date souhaitée de prise de fonctions : Dès que possible
Pour postuler, merci d’envoyer CV et lettre de motivation à : Khadija Bertino –- khadija.bertino@espci.fr