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Missions et responsabilités :
L’assistant(e) du secrétaire général est chargé(e) d’organiser les missions du Secrétaire Général de l’ESPCI et d’assurer la permanence et le suivi des dossiers en son absence.
Il (elle) est notamment chargé(e) des missions suivantes :
– Interlocuteur (trice) privilégié(e) des services rattachés au Secrétariat Général : rôle d’appui, de coordination d’acteurs et de relais d’informations.
– Préparation et organisation des différentes instances et des réunions institutionnelles (conseils d’administration, réunions internes et externes, comités de pilotage organisés par la comUE PSL…) : recueil des informations, préparation de l’ordre du jour, envoi des invitations, réservation de salle, préparation des dossiers…
– Participation aux réunions : montage des dossiers, prise de notes, rédaction des comptes-rendus et des relevés de décisions, suivi des actions.
– Retranscription des procès verbaux des séances du Conseil d’Administration de l’ESPCI et des instances consultatives.
– Organisation et communication des informations internes et externes liées au fonctionnement du Secrétariat Général.
– Contribution à l’avancement des projets et des dossiers gérés par le secrétariat général.
– Assurer une veille active sur l’avancement des projets (suivi des indicateurs).
– Assurer la coordination des acteurs autour des projets inter-services.
– Travaux de secrétariat classique (réception et orientation des appels téléphoniques, gestion des courriers et des e-mails, frappe et mise en forme de courriers et de notes…).
– Gestion des agendas (prise de rendez-vous, programmation des réunions de travail et des instances de concertation…).
– Gestion des réservations de salles.
– Contribution à l’organisation des événements institutionnels.
D’autres travaux pourront être confiés en fonction de l’évolution de l’organisation du Secrétariat Général.
Diplômes et profil requis :
Le poste nécessite une expérience confirmée sur des missions similaires et une grande autonomie dans la prise en charge des dossiers.
Connaissances et qualités recherchées :
– Intérêt marqué pour l’environnement scientifique
Savoir faire :
– Qualités rédactionnelles
– Aisance dans l’utilisation des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint)
Profil requis :
– Très bonnes qualités relationnelles
– Polyvalence, autonomie, sens de l’organisation
– Disponibilité, sens de l’écoute
– Esprit de synthèse et d’analyse
– Capacité à prendre des initiatives et à gérer les priorités
– Capacité à faire preuve de réactivité face aux situations urgentes ou imprévue
– Rapidité et efficacité
Position dans l’organigramme :
Rattachement hiérarchique au Secrétaire Général de l’ESPCI