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Description des activités :
Secrétariat :
Gérer et traiter les informations écrites (mails, courriers, ...) et orales (appels téléphoniques),
Assurer la tenue des agendas,
Accueillir, orienter dans leur démarches les visiteurs et personnels de l’unité,
Participer à l’organisation de la logistique de réunions, séminaires et colloques,
Saisir, mettre en forme et éditer des documents (rapports, publications, supports de présentation, ...),
Diffuser des informations internes et externes en relation avec le fonctionnement de l’unité.
Administration RH :
Constituer les dossiers des stagiaires (gratifications) et contractuels (CDD, vacataires),
Informer les agents sur les procédures et la mise en œuvre de la réglementation,
Analyser les textes réglementaires et leurs applications pour les mettre en œuvre dans le domaine traité,
Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers.
Gestion financière :
Gérer les missions et l’organisation des déplacements des personnels (ordre de mission, états de frais, réservations des billets),
Saisie des commandes
Réception et contrôle des commandes
COMPETENCES :
Savoirs généraux :
Connaître le statut de la Fonction Publique et des EPST,
Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’établissement et des unités,
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion.
Savoir-faire opérationnel :
Comprendre les textes réglementaires en vue de leur application,
Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques,
Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances,
Savoir rendre compte de l’état d’avancement des dossiers.
Savoir-être/relationnel :
Capacité organisationnelle,
Capacité relationnelle, aptitude à travailler en équipe,
Savoir transférer ses savoir-faire techniques et sa connaissance sur l’unité et son environnement,
Capacité d’adaptation,
Sens de la confidentialité et des responsabilités.