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Contexte
L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris est à la fois une Grande École d’ingénieurs et un institut de recherche (17 laboratoires) de réputation internationale jouissant d’une forte culture d’excellence scientifique (6 Prix Nobel). L’enseignement et la recherche se situent à la croisée du savoir et du savoir-faire en physique, chimie et biologie.
Profil du poste
Missions et responsabilités
Le poste est basé sur une assistance administrative et technique à apporter au Service Travaux, Maintenance et Logistique (STML).
Les principales missions du titulaire du poste sont les suivantes :
– Assurer le suivi administratif et financier des marchés de maintenance et de travaux (bons de commandes, gestion des factures, mise à jour des tableaux de bord, contrôle des dépenses...).
– Mettre en forme des documents techniques (cahiers des charges, bordereaux de prix...).
– Assurer la mise à jour des différents tableaux de bord du service (consommation des fluides, occupation des locaux, feuilles de présences...).
– Assurer la gestion du courrier (enregistrement, classement, archivage et diffusion aux unités concernées).
– Organiser et planifier des rendez-vous et des réunions (visites d’entreprises, travaux de maintenance...).
– Gérer les appels téléphoniques (renseignements aux entreprises et aux personnels de l’école...).
– Organiser des réunions et gérer les agendas du chef de service et de ses adjoints.
– Préparer les dossiers en vue des rendez-vous et des réunions.
– Participer aux réunions de chantier et rédiger les comptes rendus.
– Répondre aux demandes d’information et d’intervention des laboratoires ; assurer le lien avec les gestionnaires des différentes unités mixtes de recherche.
– Analyser, répartir et suivre les demandes de travaux et d’assistance logistique à partir du logiciel de traitement informatique des demandes.
D’autres travaux pourront être confiés en fonction de l’évolution de l’organisation du service.
Environnement hiérarchique
Le/la titulaire du poste sera placé(e) sous la responsabilité du Chef du Service Travaux, Maintenance et Logistique.
Profil du candidat
Connaissances et qualités recherchées
– Qualités relationnelles
– Sens de l’accueil et du dialogue
– Sens de l’initiative
– Organisation et méthode
– Savoir évaluer les priorités et l’importance des messages
– Qualités d’expression orale et écrite
– Goût pour le travail en équipe technique
– Respect des délais et des plannings
– Maîtrise des outils bureautiques de base (Excel, Word) et de la messagerie
– Savoir gérer plusieurs tâches simultanément avec efficacité et faire preuve de polyvalence.
Formation requise (ou diplôme)
BAC secrétariat ou équivalent
Expérience souhaitée/exigée dans une fonction similaire : une expérience administrative dans le domaine du BTP serait appréciée.
Modalités de recrutement
Catégorie : C
Filière : Administrative
Poste à pourvoir au : dès que possible