Assistant.e administrative à la Direction des Etudes

Contexte

L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris (ESPCI Paris) est la première école d’ingénieurs française au classement de Shanghai (classe 300/400).
Distinguée par 6 prix Nobel, elle allie recherche d’excellence (1 publication par jour), innovation (1 brevet par semaine, 3 start-up par an) et formation interdisciplinaire par la recherche. Elle accueille 400 élèves ingénieurs, 600 chercheurs dans 11 unités mixtes de recherche et environ 100 agents de support de la recherche et de l’enseignement.
L’ESPCI Paris PSL est établissement composante de la COMUE PSL, Paris Sciences et Lettres.
Chaque promotion est composée de 90 élèves Ingénieurs ESPCI. Ils suivent une formation de 3+1 an facultatif pluridisciplinaire en Physique, Chimie, Biologie.

Environnement hiérarchique

L’assistant.e administrative à la Direction des Etudes est placé.e sous l’autorité hiérarchique du directeur des Etudes.

Profil du poste

Missions et responsabilités

–  Gestion des stages
o Suivi et gestion des conventions (circuit des signatures et archivage).

–  Gestion administrative de la taxe d’apprentissage
o Collecte, gestion des fichiers d’envoi (mailing, publipostage), suivi des versements.

–  Appui à l’organisation des évènements de la Direction des Études au cours de l’année scolaire (relations industrielles, rentrée, diplômes, admission sur titres …).

–  Appui au suivi pédagogique des étudiants
o Aide à l’accompagnement de la scolarité des étudiants et diffusion d’informations auprès des promotions et des enseignants. (accueil physique et téléphonique, gestion du logiciel de scolarité, etc …).

–  Suivi administratif des étudiants
o Production des documents officiels des étudiants du cycle ingénieur et anciens étudiants.

Les tâches peuvent évoluer en fonction des besoins du service.

Profil du candidat

Connaissances et qualités recherchées

Connaissances :
Bonne connaissance du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur et de la recherche.
Expérience confirmée dans la gestion des procédures administratives.

Qualités recherchées :
• Très bonnes qualités relationnelles, sens de la collaboration inter-service
• Capacités d’adaptation, d’organisation, de rigueur et méthode
• Réactivité face aux situations urgentes ou imprévues
• Capacité à prendre des initiatives et à gérer les priorités
• Polyvalence, rapidité, efficacité

Savoir-faire :
• Aisance dans l’utilisation des outils informatiques de logiciels de gestion et de scolarité ainsi que dans l’alimentation de tableaux de bord.
• Savoir travailler en équipe et en autonomie.

Modalités de recrutement

Catégorie : C

Filière : Administrative

Le poste est à pourvoir :

• par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris ;
• par voie de détachement pour les agents titulaires d’autres fonctions publiques ;
• par voie contractuelle pour une durée d’un an pour les agents non titulaires.

Poste à pourvoir à compter de septembre 2020.