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Présentation de l’Ecole Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris
L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris est à la fois une Grande École d’ingénieurs originale, un centre de recherche de renommée internationale et un puissant générateur d’innovation pour l’industrie. Recrutant sur le concours le plus sélectif de France (commun avec l’École polytechnique et les Écoles normales supérieures), elle accueille chaque année 90 élèves-ingénieurs et les forme à devenir les scientifiques de demain. L’enseignement et la recherche se situent à la croisée du savoir et du savoir-faire en physique, chimie et biologie.
Rattachement du poste et environnement professionnel :
Le poste proposé est à pourvoir au sein de la Direction Technique, sous la responsabilité du Directeur Technique et en son absence de son adjointe.
La Direction technique de l’ESPCI assure la mise en œuvre et l’entretien de l’ensemble des conditions matérielles, services et moyens techniques mis à disposition des usagers de l’établissement afin qu’ils puissent réaliser leur travail dans des conditions optimales et en toute sécurité.
Le patrimoine immobilier de l’ESPCI est actuellement composé de la manière suivante :
• Le site principal de la rue Vauquelin : 24 000 m2
• Le site de la rue de Cuvier (IPGP) : 2200 m2
• Le site de la rue Calvin (IPGG) : 4000 m2
• Le site de la rue Moreau (IDV) : 1200m2
Liaisons fonctionnelles du poste :
• Les chefs de section au sein de la Direction Technique
• La Direction des finances
• Les enseignants
• Les fournisseurs et les prestataires
Missions et responsabilités :
Les missions principales du titulaire du poste sont les suivantes :
• Assurer le suivi administratif et financier des interventions liées à la maintenance et aux travaux (bons de commandes, gestion des factures, mise à jour des tableaux de bord, contrôle des dépenses...),
• Création des bons de commande et validation des factures via le logiciel Ciril, en lien avec les différents chefs de section de la Direction Technique,
• Suivi budgétaire de la Direction Technique, en lien direct avec la Direction des Finances de l’ESPCI,
• Gestion des demandes de réservations de salles internes et externes,
• Interface entre la Direction des Études et la Direction Technique pour la gestion des emplois du temps des étudiants pendant les travaux de restructuration de l’ESPCI,
• Recherche de nouvelles solutions pour assurer la continuité des activités des laboratoires (conférences, soutenances de thèses, évènements particuliers) pendant toute la durée des travaux de rénovation,
• Mise en place du nouveau logiciel de gestion des salles, en lien avec la Direction des Études,
• Gestion de la résidence des étudiants (suivi des conventions, discussions annuelles des besoins, validation des facturations de vacances locatives…),
• Suivi du projet de réalisation d’une visite virtuelle permettant de retracer l’histoire de l’école jusqu’à la livraison du futur campus,
• Suivi de différentes opérations en lien avec des prestataires extérieurs (travaux d’aménagement du bâtiment I, rénovation de l’accueil de l’ESPCI…),
• Participation aux réunions hebdomadaires de la Direction Technique,
• Planifier et organiser des réunions (réunion publique avec les riverains…),
• Participer et réaliser le compte rendu ou le relevé de décision de certaines réunions ou rendez-vous de la Direction Technique.
D’autres missions pourront être confiées en fonction de l’évolution de l’organisation de la Direction.
Profil :
Connaissances et qualités recherchées :
• Connaissances en comptabilité et secrétariat,
• Bon relationnel, bonne présentation,
• Capacité d’organisation, polyvalence, rigueur et méthode,
• Discrétion, sens de la confidentialité
• Capacité à prendre des initiatives et à gérer les priorités,
• Maîtriser les outils de secrétariat et de bureautique,
• Maîtriser les techniques de communication écrite et orale,
• Savoir mettre en œuvre des techniques de synthèse (qualités rédactionnelles et d’analyse), ainsi que de reporting (savoir rendre compte) et de suivi d’activité.
Conditions d’exercice spécifiques au poste, le cas échéant : aucune.
Expérience souhaitée/exigée dans une fonction similaire : exigée.
Connaître et comprendre l’environnement de la recherche serait un plus.
Catégorie du poste :
Catégorie : B – Secrétaire administratif
Filière : Administrative
Le poste est à pourvoir :
• par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris ;
• par voie de détachement pour les agents titulaires d’autres fonctions publiques ;
• par voie contractuelle pour une durée d’un an pour les agents non titulaires.
Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.
Poste à pourvoir à compter de septembre 2019. Poste à temps complet.
Localisation du poste :
10 rue Vauquelin – 75005 PARIS
Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 stations Vélib proches
Contact :
Ludovic DEHRI
Directeur Technique
01 40 79 44 03
Candidatures (lettre de motivation et CV) à transmettre par courrier électronique à : recrutement@espci.fr et ludovic.dehri@espci.fr