Gestionnaire de laboratoire

Gestionnaire de laboratoire
Etablissement(s) destinataire(s) : ESPCI
Affectation : ESPCI –site Bastille
Inserm U979, Physique des ondes pour la médecine
17, rue Moreau, 75012, Paris
Directeur : Mickaël Tanter
Quotité : Temps plein

Missions et contexte :
Le(la) secrétaire/gestionnaire assure le secrétariat et exécute des actes de gestion et administratifs auprès de la responsable d’unité.

Description des activités :
Secrétariat :
• Gérer et traiter les informations écrites (mails, courriers, ...) et orales (appels téléphoniques),
• Assurer la tenue des agendas,
• Accueillir, orienter dans leur démarches les visiteurs et personnels de l’unité,
• Participer à l’organisation de la logistique de réunions, séminaires et colloques,
• Saisir, mettre en forme et éditer des documents (rapports, publications, supports de présentation, ...),
• Diffuser des informations internes et externes en relation avec le fonctionnement de l’unité,

Administration RH :
• Constituer les dossiers des stagiaires (gratifications) et contractuels (CDD, vacataires),
• Informer les agents sur les procédures et la mise en œuvre de la réglementation,
• Analyser les textes réglementaires et leurs applications pour les mettre en œuvre dans le domaine traité,
• Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers.

Gestion financière :
• Gérer les missions et l’organisation des déplacements des personnels (ordre de mission, états de frais, réservations des billets),
• Saisie des commandes
• Réception et contrôle des commandes

COMPETENCES :

• Savoirs généraux :
• Connaître le statut de la Fonction Publique et des EPST,
• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’établissement et des unités,
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion.

• Savoir-faire opérationnel :
◦ Comprendre les textes réglementaires en vue de leur application,
◦ Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques,
◦ Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances,
◦ Savoir rendre compte de l’état d’avancement des dossiers,

• Savoir-être/relationnel :
◦ Capacité organisationnelle,
◦ Capacité relationnelle, aptitude à travailler en équipe,
◦ Savoir transférer ses savoir-faire techniques et sa connaissance sur l’unité et son environnement,
◦ Capacité d’adaptation,
◦ Sens de la confidentialité et des responsabilités,

ENVIRONNEMENT ET FORMATION :

• Lieu d’exercice :

INSERM – Unité 0979
Institut Langevin, ESPCI ParisTech
17 rue Moreau
75012 Paris

• Diplôme et formation
Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion, comptabilité

Contact :

Khadija Bertino –- khadija.bertino@espci.fr - 01.80.96.30.55