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Contexte
L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris est à la fois une Grande École d’ingénieurs et un institut de recherche (17 laboratoires) de réputation internationale jouissant d’une forte culture d’excellence scientifique (6 Prix Nobel). L’enseignement et la recherche se situent à la croisée du savoir et du savoir-faire en physique, chimie et biologie.
Rattachement du poste à l’Espace des Sciences Pierre-Gilles de Gennes
L’Espace des Sciences Pierre‐Gilles de Gennes est un centre de culture scientifique innovant, créé par le prix Nobel du même nom dans les murs de l’ESPCI Paris. A la fois espace d’animation grand public et laboratoire d’innovation pour la communication et l’éducation scientifiques, à l’interface entre science, culture, école et société, il est dédié aux rencontres et aux échanges entre chercheurs, enseignants, étudiants, journalistes, artistes, créatifs et curieux de tous âges. Il est géré par le groupe Traces, association loi 1901 titulaire d’un marché avec l’ESPCI Paris.
Profil du poste
Missions et responsabilités :
La personne recrutée assurera l’ensemble des tâches de secrétariat de l’Espace Pierre‐Gilles de Gennes :
‐ Gestion des appels téléphoniques et du courrier,
‐ Gestion de plusieurs agendas (en ligne),
‐ Gestion des stocks de consommables (bureautiques),
‐ Commandes en ligne,
‐ Etablissement de devis et factures
En outre, elle aura pour tâche la coordination culturelle de l’Espace Pierre‐Gilles de Gennes :
‐ Gestion des réservations des groupes (scolaires, centres d’animation),
‐ Accueil et orientation du public,
‐ Gestion des interventions des animateurs scientifiques,
‐ Diffusion des documents de communication liés aux activités de l’Espace.
Environnement hiérarchique
Le/la titulaire du poste sera placé(e) sous la responsabilité de la directrice adjointe de l’Espace des sciences Pierre‐Gilles de Gennes.
Profil du candidat
Connaissances et qualités recherchées :
‐ Compétences en secrétariat,
‐ Très bonne maîtrise des outils des bureautique classiques (pack office, Acrobat, retouches d’images, logiciels de courriel...),
‐ Connaissance et usage des outils de partage d’information en ligne (Google Calendar, Doodle, Facebook...) ; à défaut, capacité d’adaptation aux outils informatiques et nouvelles technologies,
‐ Notions dans la maintenance de pages web (Google Sites et blogs par exemple),
‐ Très bonnes qualités relationnelles et d’organisation,
‐ Autonomie et facultés d’adaptation,
‐ Parfaite maîtrise de la langue française. Notions d’anglais parlé appréciées.
Conditions d’exercice spécifiques au poste
‐ Le/la titulaire du poste pourra être sollicité/e occasionnellement pour travailler le soir et le samedi,
‐ L’Espace des Sciences Pierre‐Gilles de Gennes est géré par une association loi 1901 ; le/la titulaire du poste, tout en étant recruté/e par l’ESPCI Paris, sera donc également amené/e à travailler selon des règles de fonctionnement associatif
Formation requise (ou diplôme) : Du bac professionnel secrétariat au BTS assistant manager
Expérience requise : expérience exigée dans le domaine du secrétariat.
Par ailleurs, une expérience dans le milieu culturel sera appréciée.
Modalités de recrutement
Type de contrat : Contrat à durée déterminée de droit public – CDD dans le cadre d’un remplacement de congé maternité
Poste à pourvoir du 29 août 2016 au 01/12/2016