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PRESENTATION DE L’ESPCI :
L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris (ESPCI Paris) est la première école d’ingénieurs française au classement de Shanghai (classe 300/400). Distinguée par 6 prix Nobel, elle allie recherche d’excellence (1 publication par jour), innovation (1 brevet par semaine, 3 start-up par an) et formation interdisciplinaire par la recherche. Elle accueille 400 élèves ingénieurs, 600 chercheurs dans 9 unités mixtes de recherche et environ 100 agents de support de la recherche et de l’enseignement.
PROFIL DU POSTE
Missions et responsabilités :
L’assistant(e) du SecrétariatGénéral est l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des services rattachés au Secrétariat Général. Il (elle) assure un rôle d’appui, de coordination d’acteurs et de relai d’informations.
Il (elle) est chargé en particulier d’une mission d’assistance du Secrétaire général et d’appui aux Affaires juridiques et commande publique. Sur ces volets, il (elle) assure la permanence et le suivi des dossiers en l’absence du Secrétaire général et de la Responsable des affaires juridiques et de la commande publique.
Il (elle) est notamment chargé(e) des missions suivantes :
Fonctionnement du Secrétariat général :
– Gestion des bons de commandes relevant du Secrétariat Général
– Gestion des agendas (prise de rendez-vous, programmation des réunions de travail et des instances de concertation…)
– Gestion des réservations de salles
– Contribution à l’organisation des événements institutionnels.
– Organisation et communication des informations internes et externes liées au fonctionnement du Secrétariat Général
– Rôle de référent sur lesoutils de signature électroniquede l’Ecole (CERTINOMIS, Universign, etc.) : relations avec le fournisseur, paramétrage, création des comptes et des certificats, communication et formation interne
Assistance du Secrétaire général dans ses missions et dans l’organisation des instances :
– Travaux de secrétariat classique (réception et orientation des appels téléphoniques, gestion des courriers et des e-mails, suivi des parapheurs et , frappe et mise en forme de courriers et de notes, classement et archivage papier et numérique…)
– Préparation et organisation des différentes instances et des réunions institutionnelles (conseils d’administration, réunions internes et externes, comités de pilotage organisés par l’université PSL…) : recueil des informations, préparation de l’ordre du jour, envoi des invitations, réservation de salle ou gestion des outils d’organisation à distance, préparation des dossiers…
– Participation aux réunions : montage des dossiers, prise de notes, rédaction des comptes-rendus et des relevés de décisions, suivi des actions
– Retranscription des procès-verbaux des séances du Conseil d’Administration de l’ESPCI et des instances consultatives
Appui administratif aux Affaires juridiques et à la commande publique (missions confiées dans le cadre d’un rattachement fonctionnel à la Responsable des affaires juridiques, et jusqu’à 50% du temps de travail) :
– Mise en œuvre du contrôle de légalité et rôle de référent sur les outils de transmission à la Préfecture (CERTIGREFFE : demandes de certificat, suivi des dates d’échéance)
– Gestion de la documentation finale relative au Conseil d’administration : classement, archivage, communication de la version finale aux services demandeurs, mise à jour du tableau de suivi des délibérations et de la page intranet
– Gestion de la documentation contractuelle (commande publique : devis, contrats, marchés et certains contrats relatifs aux activités de l’Ecole) : circuits de signature, classement, archivage, mise à jour du tableau de suivi et de la page intranet
– Appui au suivi d’exécution de certains marchés et contrats (reconductions, avenants)
– Démarches administratives ponctuelles auprès d’autorités publiques ou de partenaires
D’autres travaux pourront être confiés en fonction de l’évolution des besoins du Secrétariat général.
PROFIL DU CANDIDAT
Le poste nécessite une expérience confirmée sur des missions similaires et une grande autonomie dans la prise en charge des dossiers.
Connaissances et qualités recherchées :
Intérêt marqué pour l’environnement scientifique
Savoir-faire :
– Qualités rédactionnelles
– Aisance dans l’utilisation des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Beesy)
Profil requis :
– Très bonnes qualités rédactionnelles
– Polyvalence, autonomie, sens de l’organisation
– Disponibilité, sens de l’écoute
– Esprit de synthèse et d’analyse
– Capacité à prendre des initiatives et à gérer des priorités
– Capacité à faire preuve de réactivité face aux situations urgentes ou imprévues
– Rapidité et efficacité
Environnement hiérarchique :
Sous l’autorité hiérarchique du Secrétaire Général de l’ESPCI (évolution possible en fonction de l’évolution de l’organisation du Secrétariat Général)
Modalités de Recrutement
Catégorie : B
Filière : Administrative
Corps : Secrétaire administratif
Le poste est à pourvoir :
• par voie contractuelle en remplacement d’un agent en congé maternité (4 à 5 mois).
Poste à pourvoir à compter de septembre 2021
Contact
Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à : regis.rosmade@espci.fret alix.despoisse@espci.fr
Lieu
10, Rue Vauquelin 75005 Paris
Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 Vélib’ stations à proximité.